Der Tag beginnt um 8 Uhr, wenn die Türen für die Bürgerinnen und Bürger geöffnet werden. Am Bürgerempfang geben wir diesen Informationen, zeigen den Weg zu den richtigen Büroräumen und nehmen Telefonate entgegen, die an die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden. Auch das allgemeine E-Mail-Postfach wird bearbeitet und die Nachrichten an die zuständigen Stellen im Haus weitergeleitet.
Im Laufe des Vormittags trifft die Hauspost ein und die Briefkästen werden geleert. Die Post wird am Bürgerempfang geöffnet, sortiert und an das Vorzimmer, die Personalabteilung oder die Kasse verteilt. Die Fachbereichsleiterinnen und Fachbereichsleiter erhalten ihre Post direkt aus dem Vorzimmer des Bürgermeisters und verteilen sie innerhalb ihrer Sachgebiete. Die Post für die Ortsgemeinden wird in die entsprechenden Fächer sortiert und entweder im Laufe der Woche von den Ortsbürgermeisterinnen und Ortsbürgermeistern abgeholt oder am Ende der Woche gesammelt versendet.
Darüber hinaus kümmern sich die Kolleginnen um das Büromaterial, das heißt um die Bestellung und Ausgabe an die Kolleginnen und Kollegen. Auch die Buchung der Dienstwagen der Verwaltung sowie des zentralen Sitzungssaals erfolgt hier. Am Bürgerempfang werden außerdem die Wertstoffbeutel, besser bekannt als „gelbe Säcke“, Bioabfallbeutel und Windelentsorgungsbeutel an die Bürgerinnen und Bürger ausgegeben.
Zur Mittagszeit werden die Türen geschlossen und der Anrufbeantworter eingeschaltet. Um 14 Uhr öffnet der Empfang wieder. Am Nachmittag steht dann die Ausgangspost auf dem Plan: Alle Briefe, die an diesem Tag versendet werden sollen, werden gewogen, entsprechend frankiert, in die Postkisten verpackt und anschließend zur Post gebracht. Der Bürgerempfang schließt dann täglich um 16 Uhr, außer am sogenannten "Dienstleistungsdonnerstag", an dem er bis 18 Uhr geöffnet ist.
Mir hat die Arbeit mit den Kolleginnen am Empfang sehr viel Spaß gemacht. Ich konnte die Zuständigkeiten der Kolleginnen und Kollegen besser kennenlernen, weil ich Bürgerinnen und Bürgern die passenden Ansprechpartner nennen oder sie telefonisch durchstellen konnte. Besonders der tägliche Kontakt und die vielfältigen Gespräche mit den Bürgerinnen und Bürgern waren spannend und lehrreich.
Noch eine kleine Vorankündigung: Am 08.12.2025 haben wir Auszubildenden eine weihnachtliche Überraschung im Bereich des Einwohnermeldeamtes vorbereitet. Außerdem wird das Fenster des Bürgerempfangs als Adventsfenster erleuchten – an jedem Adventswochenende wird es noch ein bisschen schöner dekoriert. Ob bei einem Spaziergang oder einem Besuch in unserem Haus – ein kurzer Blick vorbei lohnt sich auf jeden Fall.
Eure Leah